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| gestion
Logistique de l'Exposition |
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01.
Reprise sur informatique du fichier exposants
02. Elaboration et envoi du dossier technique aux exposants
03. Réception et gestion des bons de réservation
(branchements électrique et
04. téléphonique, commande de mobilier, parkings)
05. Elaboration du planning d' installation des exposants
(utilisation du monte charge)
06. Contrôle du métrage de l' exposition
07. Accueil des exposants |
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| gestion
des réservations hôtelières |
| téléchargez
notre documentation sur nos partenaires hôteliers |
01.
Mise à disposition du fichier " hôtels toulonnais
".
02. Contacts téléphoniques préliminaires
avec les hôteliers.
03. Négociations des dates d' options, délais
de paiements et demande d' allotements par catégorie
et par établissement.
04. Confirmation de la méthodologie de travail aux
hôteliers.
05. Contacts réguliers avec les hôteliers.
06. Gestion informatisée des inscriptions hôtelières
- Attribution des chambres d' hôtels aux congressistes,
envoi d'un voucher à chaque participant, envoi d'une
facture d' arrhes.
- Confirmation de la réservation, relance des impayés.
07. Attribution des chambres pour les exposants (à
définir par vos soins).
08. Réservation, prise en charge éventuelle
et facturation des invités, orateurs, personnel du
Comité Organisateurs.
09. Envoi périodique du rapport des réservations
effectuées.
10. Envoi de la " rooming-list " avec le reversement
des arrhes reçues, accompagné d'une fiche détaillée
par participant.
11. Mise à jour de la " rooming-list " avant
la manifestation avec envoi du chèque complémentaire.
12. Tenue d'un point d' accueil pour les réservations
hôtelières sur place, ou pour régler les
litiges ou les réservations de dernière minute,
perception des impayés hôteliers.
13. Edition de listes par hôtel.
14. Règlement des litiges.
15. Rappel des impayés. |
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| gestion
des Inscriptions Congressistes |
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01.
Traitement des inscriptions des congressistes et des personnes
accompagnantes en fonction des prestations programmées
par l'organisateur.
02. Encaissement des droits d' inscriptions.
03. Envoi d' une lettre de confirmation avec facture aux participants.
04. Relance pour règlement des soldes à payer.
05. Edition des listes pour suivre l' évolution des
inscriptions.
06. Edition et vérification des badges en fonction
des différentes catégories d'inscrits.
07. Enregistrement sur place des nouvelles inscriptions pour
participation au congrès.
08. Sur place édition de la liste des participants
remise à jour.
09. Règlement des litiges. |
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| audio
Visuel |
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Ecrans
vidéo 6 m x 5 m - 12 m x 6 m.
Plateaux caméras T.V
Projection vidéo (Béta SP, DVCAM, DVD, VHS)
Auditorium Vauban 800 personnes: vidéoprojection par
christies S9 (9000 lumens)
Salle Colbert 300 personnes : vidéoprojection par Sony
px 32 ( 3800 lumens)
Petites salles : vidéoprojection par Sony px 31 (3000
lumens)
Projection informatique (power point etc)
Retours vidéo sur scène
Traduction simultanée multi-langues avec cabines et
casques infrarouges
Conférences avec réception satellite
Micros HF
Plateaux lumière par robots asservis (Mac 2000, Mac
600 et Pro 618)
Poursuites HMI 1200 |
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| techniques
communication |
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Salle
de presse
Ordinateurs portables et imprimantes
Lignes ADSL, accès internet
Télécopieurs
Photocopieurs
Talkie-walkies |
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installation
et agencement d'expositions
Descriptif du stand |
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Structure
alu gris brossé, cloisonnement et bandeau modulaire
blanc.
1 enseigne drapeau (20 caractères).
Branchement électrique, 220 V 16A 3 kw + boitier
30 mA / 2 stands.
Moquette (coloris au choix, à nous confirmer 30 jours
avant la manifestation)
Eclairage : 3 spots de 100W par stand.
Tables et Chaises :1 table 120 X 60 et 2 chaises par stand.
Implantation
théorique du module de base de 9 m2. |
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| hébergement
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| téléchargez
notre documentation sur nos partenaires hôteliers |
Pour
assurer le meilleur accueil des congressistes, le Palais
des Congrès a sélectionné des hôtels
en centre ville ainsi que dans la proche agglomération
avec lesquels il a passé des accords.
Prise
en charge du suivi complet des réservations individuelles
ou groupées.
1
Hôtel 4 **** 80 chambres
6 Hôtels 3 *** 439 chambres
10 Hôtels 2 ** 579 chambres
9 Hôtels 1 * 333 chambres |
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| restauration
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Au
cœur de la cité provençale par excellence,
le Palais Neptune offre à ses hôtes convivialité,
authenticité et vous invite à découvrir
un art de vivre typiquement méditerranéen,
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Le
traiteur agrée par le Palais des Congrès Neptune
gaudefroy-receptions.com |
